El método Kanban ha ayudado a miles de empresas de distintos sectores a optimizar sus procesos productivos, haciendo que los equipos sean más eficientes en la ejecución de las tareas y reduciendo los errores y su incidencia en el negocio.
¿En qué consiste esta metodología de trabajo y qué beneficios aporta a la empresa? ¿Cuáles son los principios básicos para implementarla? Lo vemos a continuación.
¿Qué es el método Kanban?
Lo primero es saber qué es Kanban. Kanban es una metodología de trabajo que se basa en la organización visual de las tareas para que el equipo las pueda completar de manera gradual, rítmica y correctamente.
Para ello, se utilizan tableros Kanban en los que se anotan las tareas o procesos que se tienen que llevar a cabo, es decir, que están pendientes, las que ya están ejecutándose y las que ya se han completado. De esta forma, se conserva un buen flujo de trabajo, dando mayor control sobre la productividad de la empresa.
La metodología Kanban surgió en la década de 1940 y fue desarrollada por Taiichi Ohno, quien era un ingeniero industrial. Ohno vio que la empresa tenía fallos en sus procesos productivos, así que empezó a idear formas de solucionarlo, hasta que encontró una solución al inspirarse en los supermercados.
Principios básicos del método Kanban
¿Cómo funciona la metodología Kanban? Sencillo, aplicando 5 principios básicos. Estos también sirven como pasos para su implementación, por lo que no se puede prescindir de ninguno para conseguir los resultados esperados.
Vamos a ver con detalle de cada uno de estos principios Kanban:
Visualizar el flujo de trabajo
En sí, Kanban es un método visual, por lo que es lógico que el primer principio consista en hacer visible el flujo de trabajo. Esto permite que todo el equipo comprenda cómo se realiza un proceso productivo, así sabrán cómo encajan dentro del mismo aunque cada persona se encargará de una tarea por separado.
Es por eso que el tablero debe estar ubicado en un lugar común, o al menos accesible a todos los miembros del equipo si se trata de un software basado en metodología Kanban (Trello, por ejemplo). Además, cada tarea debe estar por separado en una tarjeta para poder llevar un mejor control sobre ella.
Contar con un tablero y las notas de cada tarea ayuda al encargado del proyecto a supervisar mejor el flujo de trabajo. Entre otras cosas, podrá ver cómo se utilizan los recursos, cuánto tiempo toma realizar las tareas y así por el estilo.
Limitar el trabajo en progreso
El trabajo en progreso (WIP: work in progress) se refiere a las tareas que se están ejecutando en el presente. ¿Por qué limitarse? Porque emprender muchas tareas a la vez impide terminarlas a tiempo o simplemente no poder concluirlas. El resultado de esto es que se produce muy poco o nada.
Además, limitar el WIP ayuda a anticipar los cuellos de botella y ver qué los produjo. Para que sea realmente efectivo este principio, debe dejar de verse el trabajo en progreso como un activo de la empresa, ya que realmente aún no se ha producido nada o está incompleto el producto, así que las ganancias son pocas o nulas de momento.
Por último, cada tarea debería estar limitada en el tiempo y la duración de esta no debería ser superior a 1:30h, con el objetivo de iniciarla y finalizarla el mismo día.
Gestionar el flujo
El flujo se refiere al viaje que realiza el producto por todo el proceso productivo, desde la elección de la materia prima hasta que es entregado al cliente/consumidor. Supervisar este aspecto es fundamental para que no se produzcan los cuellos de botella.
La idea es asegurar que el producto se mueva de forma fluida por todo el proceso. La velocidad es solo un factor complementario, el cual se podrá ir aumentando a medida que el flujo tenga menos interrupciones. Aquí es importante que cada miembro del equipo notifique cuando se encuentra en un bloqueo para poder ayudarlo.
Establecer las reglas de trabajo
Las reglas de trabajo son las directrices que le dicen al encargado de una tarea cómo debe realizarla correctamente. En el método Kanban, esto implica más que solo el conocimiento del proceso de ejecución de una actividad, significa que el equipo o persona debe comprenderla bien, al punto de hacerlo de forma natural, espontánea.
Es posible que haya que actualizar las reglas de trabajo, sobre todo cuando hay nuevas herramientas disponibles y nuevos empleados. Por lo tanto, estas políticas tienen que estar al alcance de todos para ser consultadas siempre que sea necesario y de forma inmediata.
Algunos ponen estas políticas como tarjetas permanentes en el propio kanban, en una columna llamada «recursos» o similar, para que sean accesibles en todo momento por todo el mundo.
Encontrar oportunidades para mejorar
A medida que van apareciendo nuevas herramientas, se abren las puertas para las mejoras. Además, mientras se va midiendo el flujo, se pueden identificar posibles optimizaciones que se pueden aprovechar.
La metodología Kanban apunta a la implementación de mejoras constantes, haciendo necesario incorporar las nuevas oportunidades visibles. De hecho, este principio, aunque es el último del método, es fundamental para poder mantener la rentabilidad del negocio, ya que todos los mercados evolucionan y es preciso adaptarse.
Metodología Kanban software recomendado
Estos programas en línea son útiles para crear un tablero Kanban y organizar el trabajo en equipo para lograr una mayor productividad:
Conclusión sobre el método Kanban
La metodología Kanban y sus aplicaciones son útiles para cualquier tipo de empresa o proyecto (por ejemplo, ordenar la creación de lead magnets), sin importar su tamaño o mercado. Y es que sus principios se aplicarán solo al proceso productivo, el cual tienen todas los negocios; incluso los digitales, porque estos también requieren de una estructura de trabajo que sea ordenada y fluida.
Para que Kanban funcione, no basta con el que el encargado de la empresa lo implemente, sino que todos los miembros del equipo tienen que conocerlo y comprenderlo bien. Cuando todos sepan cuál es el lugar que ocupan y la importancia de las tareas que realizan, entonces se alcanzará la máxima productividad.
¿Cómo ayudarían los principios de la metodología Kanban a tu empresa?
