En el día a día de una empresa, o de cualquier autónomo, resulta fundamental seguir un calendario básico que nos permita realizar un seguimiento de las actividades a llevar a cabo para cumplir con todas dentro de los plazos estipulados o de las fechas que no podemos olvidar. Son muchas las herramientas de gestión de tareas que se encuentran a nuestra disposición, desde el ordenador o desde el teléfono móvil, aportándonos una gran flexibilidad.
Las herramientas de gestión de tareas cuentan con un diseño sencillo e intuitivo, moldeable a todo perfil de usuario y a las necesidades de éste. Éstas se dividen en tres tipologías de sistemas de trabajo:
- Método GTD. Siguen un orden de cinco pasos como herramientas de gestión de tareas. Las agrupa en contenedores de trabajo, las procesa según su prioridad y las revisa y ejecuta.
- Sistema Pomodoro. Se marcan unos plazos de ejecución y finalización de cada tarea según el gestor.
- Sistema Zen to Done. Sería la continuación del GTD, ya que cada tarea es etiquetada en categorías sencillas y ejecutables, delegables cuando requieran mayor esfuerzo.
Por consiguiente, ¿cuáles son las diez APPs para la gestión de tareas más importantes?
Google Calendar
Es una de las más importantes y reconocida. Asociado a Google es muy sencillo de utilizar y de configurar en cualquier dispositivo con sistema operativo Android. Trabaja directamente desde la nube, permitiendo acceder al calendario en tiempo real independientemente de la ubicación. Permite clasificar las tareas por colores, con etiquetas y establecer recordatorios y alarmas.
Trello
Permite crear un panel de actividad que actuará como contenedor para un proyecto concreto, controlando el registro de actividad y las tareas que se vayan realizando. Esta herramienta de gestión de tareas posee un sistema que permite añadir participantes por nick o correo electrónico, marcar las tareas pendientes, moverlas y colocar etiquetas.
Google Keep
Se define como el organizador de tareas más popular en la actualidad. Con él podremos crear y organizar notas por medio de texto, voz o imágenes, de tal modo que cada nota se sincroniza con la cuenta de Google Drive. Es una app para gestión de tareas gratuita en Google Play.
Evernote
Es un organizador de notas que actúa como agenda y calendario al mismo tiempo, creando una plataforma amena que ayuda a las personas a ser más productivas, ya que se puede planificar cada minuto del día. Ofrece además opciones para digitalizar documentos y almacenarlos en la nube. Esta herramienta de gestión de tareas es esencial también como motor de búsqueda de textos redactados.
Microsoft To Do
Esta herramienta de gestión de tareas es un organizador de listas y recordatorio de eventos, de tal modo que incluso permite integrar Office 365 para añadir documentos a las listas. Es una aplicación gratuita para iOS, Mac, Android y Windows y eficaz si cada individuo tiene un dispositivo distinto.
MiT Project
Es un software de gestión de tareas que permite asignar proyecto, determinar cuáles son las actividades cotidianas y qué usuarios las desarrollarán y valorar los presupuestos de los clientes. Además ofrece la posibilidad de enviar facturas o ejercer el pago online, entre otras funcionalidades.
Todoist
Esta herramienta de gestión de tareas se basa en el método GTD, ya que cada día nos marca la acción a realizar y su ubicación dentro del proyecto, pudiendo clasificarla en subtareas por colores, con tablas y gráficos y con recordatorios programables. Cuenta con Karma (función que evalúa nuestra productividad) y con una interfaz minimalista.
No solo es útil para empresas, sino también para marcar los quehaceres de la casa, la lista de la compra, los proyectos académicos o las deudas a pagar a final de mes. Además cuenta con integración con aplicaciones como Gmail, Google Calendar o Alexa de Amazon.
Timerloop
Se basa en la metodología Pomodoro esta herramienta de gestión de tareas. El sistema emplea notificaciones y alarmas que marcan el principio, el fin y el periodo de descanso. Se puede utilizar sin acceso a Internet, lo cual es un adelanto a la hora de gestionar tareas de forma simultánea.
Any Do
Esta herramienta de gestión de tareas es una de las más populares del mercado y puede integrar otras aplicaciones como Whatsapp o Gmail. También se podrán planificar actividades con herramientas como bloc de notas o gestión de proyectos. Es una APP para la gestión de tareas muy completa.
Remember the Milk
Es una herramienta de gestión de tareas que emplea el sistema Zen to Done para gestionar, sin necesidad de Internet, las acciones y asignarlas a diferentes miembros gracias a Google Gears, siendo la sincronización automática. Permite guardar información en línea, sin perder la seguridad de almacenamiento, añadir ubicaciones y una gran agilidad de uso. Su interfaz permite conectarse a Twitter, compartiendo información a través de un tweet, aunque la nueva versión presenta limitaciones al respecto.
Estas son solo un ejemplo de las múltiples opciones de herramientas de gestión de tareas que existen a nuestra disposición y que deberás probar para poder hacer más sencillo tu día a día, tanto a nivel personal como profesional.
