Conectar Hubspot con un gestor documental (Drive, Sharepoint, dropbox, etc.): el gran reto a resolver

Conectar Hubspot con un gestor documental
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Si trabajas con Hubspot Sales o con CRMs en general, estamos seguros de que en tu día a día has tenido:

1) Dudas relacionadas con el almacenamiento y el orden de los documentos que recoges.

– ¿Podría almacenar toda la documentación que consigo de un cliente en carpetas ordenadas?
– ¿Podría enviar automáticamente este contrato firmado, que he enviado a través de Hubspot, a la carpeta del cliente que me pide administración?
– ¿Podría conectar Hubspot con Google Drive, Sharepoint, Onedrive, Dropbox, etc. para que otros departamentos (ej: administración u operaciones) pueda consultar la documentación de un cliente sin tener que entrar en Hubspot?

2) Dudas relacionadas con la criticidad, a nivel GDPR, de la documentación que estás recogiendo:

Si trabajas en sectores en los que el tipo de documentación que recoges puede ser considerada crítica (información financiera, información sobre salud, documentos identificativos como DNIs o pasaportes, etc.) sabrás que almacenar ese tipo de información debe cumplir una serie de requisitos que nos impone el reglamento GDPR y que, los propios CRMs, dejan claro que no admiten este almacenamiento de datos sensibles (échale un vistazo a los términos de condiciones de HubSpot, o de otros, si quieres confirmarlo)

Aún así, obviamente, como profesionales de negocios, necesitamos recopilar esta información importante y almacenarla (cumpliendo la ley).

Pues bien, sea cuál sea tu caso…

¡¡¡Tenemos una solución para ti!!! Se llama… «CLOUDFILES» o, más bien,  «INTEGRACIÓN DE CLOUDFILES CON HUBSPOT».

¿Que es Cloudfiles?

CloudFiles es una plataforma de automatización y compartición de documentos que se integra profundamente con HubSpot. Es útil para cualquier equipo de ventas, marketing o servicio al cliente  que esté trabajando con Hubspot y tenga necesidades de almacenamiento, orden, administración u intercambio de archivos.

¿Cómo y por qué CloudFiles puede ayudarte a gestionar la documentación que consigues con Hubspot?

CloudFiles es una herramienta que se integra a las mil maravillas con Hubspot y, lo más importante, es compatible con GDPR. Entre las muchas cosas que se pueden hacer con esta herramienta, Cloudfiles cuenta con una función de solicitud de archivos que se puede usar para solicitar archivos de los clientes a través de un enlace compartido. Los archivos cargados a través de este enlace se transfieren automáticamente a una carpeta externa en Google Drive, OneDrive, Dropbox o SharePoint.

De esta manera, CloudFiles te permite recopilar documentos de clientes importantes a través de HubSpot y almacenarlos en una ubicación segura y compatible con GDPR.

Por supuesto, los archivos cargados o solicitados al cliente, son fácilmente accesibles desde la propia ficha de contacto, empresa o deal de HubSpot sin tener que tener abierto tu gestor documental.

Os dejamos un pequeño gif dónde se ve el caso de uso, el cuál podría ser, por ejemplo, el de una compañía telefónica que está pidiendo documentación a su potencial cliente como: DNI, Una factura que demuestre que vive donde dice, un justificante de titularidad bancaria, etc.

Caso de uso - cloudfiles - Hubspot

Tutorial Cloudfiles

Perfecto, una vez entendido para qué sirve, vamos a meternos de lleno en cómo aplicarlo.
Concretamente, en este tutorial, hemos creado una automatización con acciones de CloudFiles para crear una solicitud de archivos de nuestros clientes a través de un deal/negocio de HubSpot y los transferimos a Google Drive.
Aunque el ejemplo lo hagamos con Drive, podrías ejecutarlo sin problema con otras gestores documentales como OneDrive, Sharepoin, Dropbox, etc. y con otro tipo de objetos de HubSpot (contacto, empresas, tickets, custom objects, etc.)

Configuración de CloudFiles – HubSpot (En 2 Minutos)

Antes de adentrarnos en el tutorial, necesitas instalar CloudFiles en una cuenta de HubSpot. Además, también necesitas configurar un usuario de automatización para que funcione el workflow.

Puedes instalar la aplicación desde el marketplace de HubSpot utilizando los pasos a continuación. Estos también se detallan aquí en la guía de instalación.

  1. Accede a la lista de CloudFiles en el marketplace de HubSpot.
  2. Haz clic en el botón «conectar» en la parte superior derecha de la página.
  3. Inicia sesión con tu cuenta de administrador de HubSpot y haz clic en el botón «conectar aplicación».
  4. Una vez instalada la app, deberías ver el widget de CloudFiles en el lado derecho de tus objetos de contacto, empresa y ticket. Consulta esta guía de solución de problemas si no lo ves.

Para conectar un usuario de automatización, simplemente dirígete a app.cloudfiles.io > Settings > Integrations > Google Drive y inicia sesión a través de tu cuenta de Google. El qué, el por qué y el cómo de la función de usuario de automatización se cubre en detalle en este artículo de ayuda.

Nota importante: Antes de empezar es muyyy importante, que entiendas el concepto «Dataroom/sala de datos», ya que esta es la herramienta que utiliza Cloudfiles y que nos va a permitir recolectar documentos de nuestros clientes o potenciales clientes. Siendo lo más específicos posibles, un «Dataroom» es un lugar donde se almacenan documentos empresariales, normalmente, confidenciales. Son muy similares a los gestores documentales con la diferencia de que se pueden utilizar  para solicitar archivos a los clientes.

Diseño del Workflow

Para resumir el proceso, crearemos un workflow basado en Deals utilizando HubSpot. Este Workflow contendrá varias acciones relacionadas con CloudFiles. Resumiendo mucho, lo que hará será:

  1. Crear una sala de datos (lugar donde se recogerán los datos) y agregar un bloque de solicitud de archivos a ella.
  2. Configurar el bloque de solicitud de archivos para almacenar los documentos en una carpeta específica en Google Drive.
  3. Finalmente, creará un enlace compartido para la sala de datos y lo pegará en una de las propiedades del deal para que el comercial (u otro workflow que montemos) se lo haga llegar al cliente.

A nivel técnico, el workflow que montemos tendrá los siguientes 6 elementos:

  1. Trigger/Disparador/Desencadente – Disparador estándar de creación de deal que dispararía este Workflow cuando se crea un nuevo deal
  2. Crear sala de datos – Se utilizará la función de sala de datos de CloudFiles para solicitar archivos
  3. Crear adjunto – Asocia la sala de datos recién creada al objeto de HubSpot para que podamos ver las cargas de archivos desde el propio objeto, en este caso, dicho objeto será el «deal».
  4. Agregar a la sala de datos – Se agregará un bloque de solicitud de archivos a la sala de datos con el destino establecido en una carpeta de Google Drive
  5. Compartir adjunto – Se creará un enlace compartido de la sala de datos que se puede enviar a los clientes para que ellos nos adjunten los archivos
  6. Copiar enlace compartido – Se copiará el enlace en una propiedad para ser utilizado manual y automáticamente

Aquí hay una representación de nuestro workflow final. Detallaremos estos elementos en las secciones siguientes.

Trigger o desencadenante

Obviamente, si queremos solicitarle documentos a nuestros clientes potenciales, nos gustaría tener un enlace listo para compartir en la ficha del deal cada vez que se cree un nuevo deal. Por esta razón, elegimos un desencadenante simple o básico, que será «la fecha de creación del deal se conoce». Es decir, cada vez que se cree un deal nuevo, queremos que se desencadene este deal que nos creará una sala de datos nueva para compartirla con el cliente.

Adjuntamos captura

Desencadenante workflow hubspot

Acción de creación de sala de datos

En esta sección detallamos la acción de Workflow «Crear sala de datos/Datarooms», que nos permitirá crear salas de datos automáticamente.

La acción «Crear sala de datos» tiene 3 parámetros que se detallan en este artículo de soporte. De todas formas, aquí está un resumen:

  • Nombre: Nombre de la sala de datos que se puede crear utilizando tokens de personalización. Este nombre aparece en la parte superior de la sala de datos. Aquí podríamos ponerle, por ejemplo, el «Nombre del deal + el nombre de la empresa»
  • Descripción: Cualquier descripción que también se puede crear utilizando tokens de personalización.
  • ID de plantilla (opcional): Se utiliza si desea clonar una sala de datos existente. Se deja en blanco para este tutorial porque no es el caso.

Aquí es cómo se ve finalmente nuestra acción en el workflow.

Crear dataroom en Hubspot

Acción de creación de adjuntos

Para poder acceder a los archivos subidos desde la propia ficha del deal, es importante asociar esta sala de datos al deal. De esta manera, podemos verla en la barra lateral de «deal». CloudFiles proporciona una acción en el workflow fácil de usar llamada «Crear adjunto» que puede crear esta asociación automáticamente con la sala de datos creada anteriormente.

La acción «Crear adjunto» necesitará las siguientes propiedades:

  • Biblioteca: Como estamos adjuntando una sala de datos, seleccionar «CloudFiles» aquí.
  • Tipo de recurso: En este menú desplegable, seleccionar la opción «Sala de datos».
  • ID de recurso: Esto se puede seleccionar utilizando el menú desplegable. El ID de la nueva sala de datos se devuelve con la acción anterior donde creamos la sala de datos. Vea el siguiente pantallazo.
  • Otras propiedades: Como estamos adjuntando una sala de datos, otras propiedades no son importantes y deben dejarse en blanco.

Puede obtener más información sobre esta acción en este artículo de ayuda. Aquí está cómo se ve finalmente nuestra acción.

Crear un adjunto en un dataroom cloudfiles

Acción Añadir a la sala de datos

La acción Añadir a la sala de datos es donde agregamos un bloque de solicitud de archivos a nuestra sala de datos recién creada y establecemos los parámetros de destino para que los archivos cargados se muevan a una carpeta de Google Drive (o nuestro gestor documental). Hay muchos parámetros disponibles en esta acción. Puede ver todos los detalles sobre esta acción en este artículo de ayuda.

Para nuestro caso de uso, utilizaremos los siguientes parámetros de la acción:

  • ID de sala de datos: Queremos agregar un bloque de solicitud de archivos a la sala de datos que creamos anteriormente. Por lo tanto, simplemente elegiremos el ID de nueva sala de datos de los valores devueltos con la acción Crear sala de datos. Esto es exactamente lo mismo que obtener el ID de recurso en la última sección.
  • Tipo: Queremos agregar un bloque de solicitud de archivos, por lo que elegimos «Solicitud de archivos» aquí.
  • Nombre: Este es el nombre que desea dar a su bloque de solicitud de archivos. Por lo general, es una buena práctica utilizar tokens de personalización o nombres de documentos específicos que el cliente necesita cargar aquí.
  • Descripción: Este es un nivel adicional de detalle que puede proporcionar a su bloque de solicitud de archivos. Por ejemplo, las especificaciones o el recuento de archivos que se deben cargar aquí.
  • Añadir un destino: Como queremos almacenar el archivo en Google Drive, seleccionaremos «Sí» aquí. Aparecerán parámetros adicionales a continuación.
  • Biblioteca: Seleccionar Google Drive aquí. Este es el único cambio que se debe realizar si se requiere SharePoint, OneDrive u otro almacenamiento en la nube.
  • ID de unidad compartida: Dado que Google Drive ofrece 2 unidades diferentes (mi unidad y unidad compartida), esto ayuda a especificar dónde se desea colocar el archivo. Consulte este artículo para ver cómo copiar esto fácilmente desde la interfaz de CloudFiles.
  • Ruta al directorio de destino: Esto especifica la carpeta final donde se debe colocar el archivo. Puede introducir una ruta separada por «/». Consulte este artículo para ver cómo copiar esto fácilmente desde la interfaz de CloudFiles.

Aquí está cómo se ve finalmente nuestra acción:

Add to dataroom Hubspot - Cloudfile

Acción Compartir adjunto

Para compartir el enlace con el cliente, necesitamos crear un enlace para compartir personalizado de la sala de datos. Como ya hemos creado un adjunto de registro de sala de datos en una de las etapas anteriores, simplemente utilizaremos la acción Compartir adjunto para crear un enlace de compartición. Copiaremos luego este enlace a una propiedad del deal.

Esta acción solo necesita un parámetro, que es el ID del adjunto que desea compartir. Podemos obtener este ID de nuestra acción anterior Crear adjunto. Esto se muestra en la gráfica siguiente. Puede consultar este artículo de ayuda para obtener más información sobre la acción Compartir adjunto.

acción compartir adjunto Hubspot

Acción Copiar valor de propiedad

Finalmente, utilizaremos la Acción copiar valor de propiedad proporcionada por HubSpot para copiar el enlace de compartición en una de las propiedades. Para este tutorial, creamos una propiedad de contacto llamada «Demostración de HubSpot – URL de sala de datos» que estamos utilizando para copiar los archivos.

Se puede obtener el enlace de compartición de los valores devueltos con la acción Compartir adjunto que utilizamos anteriormente. Esto se muestra en la gráfica siguiente.

Acción copiar propiedad Hubspot

Otros casos de uso

CloudFiles proporciona algunas otras acciones a utilizar en un workflow que se pueden utilizar de forma creativa para crear automaciones de procesos aún más complejas. Hemos detallado algunas acciones a continuación que, en combinación con el tutorial anterior, pueden habilitar algunos casos de uso complejos. También puede leer sobre todas las acciones de workflows de CloudFiles aquí.

  1. Crear carpeta – Esta acción puede ayudar a crear una carpeta personalizada para el contacto (o cualquier otro objeto) en una unidad externa. Puede utilizar esto múltiples veces para crear jerarquías de carpetas y establecer una de las carpetas como destino de la carga. De este modo, sus archivos cargados siempre se mantendrán segregados.
  2. Mover archivos de HubSpot – Esta acción puede mover los archivos cargados a través de los formularios de HubSpot a un almacenamiento externo. Por lo tanto, si ya está utilizando un formulario de HubSpot para solicitar archivos, ahora puede moverlos a carpetas externas. Además, al solicitar más archivos, puede enviar el enlace a la sala de datos en lugar de que el cliente tenga que completar el formulario completo nuevamente.
  3. Crear adjunto de carpeta – En el tutorial anterior, solo creamos un adjunto de sala de datos en el objeto. También podemos adjuntar la carpeta de carga directamente para que con un solo clic, el usuario de HubSpot pueda acceder a la carpeta de carga desde el contacto.
  4. Agregar contenido a la sala de datos – Junto con los bloques de solicitud de archivos, también podemos agregar archivos y carpetas a la sala de datos utilizando la automatización. Esto le permite no solo mostrar al cliente todos los archivos que ha cargado hasta la fecha, también puede compartir otras cosas para que los vea cuando está cargando esos archivos.
  5. Actualizar configuraciones de enlace – Creamos solo un enlace básico de CloudFiles anteriormente. Puede agregar muchas configuraciones de seguridad y análisis en él automáticamente utilizando la acción Actualizar configuraciones de enlace. Por ejemplo, puede agregar la autenticación por correo electrónico para que solo se permita ver la sala de datos al correo electrónico de este contacto.

Resumen

En este tutorial, hemos creado una automatización que resuelve uno de los problemas más habituales para las empresas que quieren tener ordenada y almacenada la documentación que recogen en Hubspot en otros sistemas como Google Drive o Sharepoint. Esto es de especial importancia en las empresas que trabajan con Hubspot y recogen documentación que, desde el punto de vista GDPR, puede ser considerada crítica.

Esperemos que te sea de gran utilidad.

Si estás pensando en conectar Hubspot con tu gestor documental, te aseguramos que Cloudfiles es una solución espectacular. Si necesitas ayuda con su implementación, puedes contactarnos y estaremos encantados de ponerte en contacto con un especialista en ello.

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