Si no has oído hablar de Odoo o de las Apps de Odoo, esta review puede cambiar radicalmente el modo en que manejas tu negocio. Te avisamos que esta va a ser la primera de una serie de reseñas sobre este gestor empresarial. Para empezar te vamos a dar una visión general sobre la suite de herramientas, explicándote cuáles son sus características, funcionamiento, ventajas y desventajas, y después nos centraremos en el funcionamiento de cada uno de sus módulos:
- Finanzas
- Ventas
- Sitios Web
- Inventario y MRP
- Recursos Humanos
- Marketing
- Servicios
- Productividad
Además, más adelante vamos a establecer una comparativa entre sus versiones disponibles, para que a la hora de tomar la decisión de hacer una suscripción tengas toda la info posible.
¿Qué es Odoo?
Nada mejor que su propio canal de YouTube para aclararnos esta pregunta:
En resumen: Odoo es una suite de apps o herramientas que abarcan prácticamente cualquier necesidad que pueda tener un negocio, con independencia de su tamaño. Se define como un ERP o enterprise resource planning (sistema de planificación de recursos empresariales, en castellano), es decir, una herramienta integradora de todas las operaciones que necesita llevar a cabo un negocio, desde el principio hasta el fin. Es distinto de los software de gestión en el sentido de que todos los procesos de gestión quedan incluidos. Si buscamos la definición más técnica, Odoo es un conjunto de aplicaciones de código abierto.
Odoo sirve para que lleves al día tu facturación y contabilidad, para que gestiones y construyas una web con facilidad, te conecta con Amazon y hace las funciones de un CRM, te sirve para hacer inventarios, para gestionar chats y foros, como plataforma todo en uno de gestión de marketing y puede convertirse en un aliado imprescindible de tu departamento de RRHH, ¡entre otras muchas cosas más como gestión de proyectos o de gastos! En resumen: Odoo aspira a ser la única herramienta que una empresa necesite para funcionar con normalidad.
Características de Odoo
Odoo es un ERP que consigue resultar atractivo tanto a quienes solo necesiten una de sus múltiples utilidades como a quienes buscan una gestión integral. Además, presumen de que sus apps son sencillas y se integran a la perfección. Lo primero que vemos al visitar su web es que la información está bastante compartimentada por apps y es de fácil acceso. Quizá por eso han conseguido un buen número de usuarios (sobre los 4 millones).
Odoo puede instalarse en los servidores del negocio que lo contrate o en la nube que la propia herramienta pone a disposición de sus usuarios (solución en local frente a solución online).
Características destacadas de Odoo
Gracias a las miles de aplicaciones que se pueden integrar a Odoo, este software cuenta con muchísimas características, estas son las más destacadas:
- Soporte amplio, pues tanto el proveedor premium como la comunidad están disponibles para atender a cualquier duda o problema.
- Instalación cloud, lo que significa que se puede acceder a la herramienta desde cualquier lugar del mundo.
- Seguridad robusta, a pesar de que es de licencia abierta, sus desarrolladores lo han parcheado bien las vulnerabilidades.
- Integración con otras herramientas de gestión, tanto CRM como ERP.
- Estructura modular transversal, es decir, que se puede armar un paquete de aplicaciones personalizado y algunas de sus funciones son generales y otras más específicas.
- Puede usarse gratis, ya que tiene una versión libre; aunque se puede conseguir algunas versiones de terceros que son pago.
- Actualizaciones frecuentes, estas pueden automatizarse si se trata de una versión de pago, mientras que la freemium debe hacerse manualmente.
- Gestión de marketing integrada, lo que incluye la tienda electrónica y el email marketing.
- Buena usabilidad, por lo que no se necesita ser un experto en ERP para poder usarlo.
¿Cómo funciona Odoo?
Tras seleccionar las apps con las que quieres comenzar y una vez registrados (puedes probar con el periodo de prueba gratuito de 15 días para algunas apps, mientras que otras son gratis de manera ilimitada), se crea tu BD, y tienes cuatro horas para activarla. Si haces clic en activar, escoges tu password y entras, el siguiente paso será invitar a los usuarios que vayan a tener acceso. Después, en «aplicaciones» puedes ir incrementando tu cartera de servicios (puedes verla como una lista).
Puedes contratar algunas apps sin más consecuencias o bien pedir un pack de éxito, en el que te ayudarán a conocer y gestionar tus necesidades con un asesor, o puedes contratar (para más de 50 usuarios) a través de un partner local.
Ventajas de Odoo
Rentable, personalizable y escalable, integral, completísima… la lista de ventajas es inusualmente larga:
- Odoo es la herramienta de herramientas con la que olvidarte para siempre de integraciones, ya todo formará parte de una misma plataforma en la que podrás utilizar una cantidad ingente (hablamos de miles) de aplicaciones (algunas creadas por la propia comunidad). Su principal ventaja es la centralización en una única suite de TODO lo que necesita una empresa sea del tamaño que sea.
- Permite escalar e ir adquiriendo módulos en función de tus necesidades con el tiempo, y estas apps se comunicaránn entre sí y funcionaránn con fluidez.
- Reunir en un mismo software e interfaz la gestión documental, administrativa, contable e incluso de gestión del ecosistema digital, entre otros, es a priori algo muy atractivo para cualquier empresa.
- Odoo se conecta sin problemas con otros productos o utilidades, como PDF, Magento, Jooma y muchos más. Y te ahorras el coste de las licencias puesto que se trata de un software libre. Además funciona sin problemas con una amplia variedad de sistemas operativos y dispositivos.
- A la hora de empezar e implantar, Odoo también presenta una ventaja clara: es segura y profesional, y se hace desde el principio adaptándose a las características y necesidades de una empresa (es muy personalizable).
- Es muy seguro y cuenta con una activa comunidad en continua búsqueda de mejoras.
- La fiscalidad se adapta al país del usuario, así que las herramientas dedicadas a la contabilidad, facturación, etc. están siempre al día.
- La interfaz es realmente fácil de usar y además Odoo ha previsto la creación de cursos gratuitos con los que aprender a manejarse.
- En la nube de Odoo se realiza copias cada cierto tiempo para minimizar el riesgo de pérdida de información.
- Es más económica que otras alternativas de su categoría.
- Tiene preparados numerosos recursos de weberinars, tutoriales y documentación para facilitar el uso.
Inconvenientes de Odoo
Odoo es una herramienta muy poderosa, por lo que resulta complicado encontrar inconvenientes, si acaso esperamos que pronto puedan aportar atención al cliente en español ya que su servicio de atención al cliente está disponible tan solo en inglés y francés.
Otro inconveniente, aunque algo más subjetivo, es la parte estética. Si comparamos odoo con Hubspot, por ejemplo, a nivel estético y usabilidad sale ganando por goleada Hubspot pero claro… el precio está en algo y, como vemos en este post, las funcionalidades que ofrece Odoo también son diferentes a las de Hubspot.
Precios de Odoo
Calcular el precio de Odoo depende totalmente de las apps que decidas contratar y del número de usuarios. También cuenta dónde decidas alojarlo o si prefieres dejarte aconsejar contratando un pack creado para ti.
Algunas apps de Odoo son gratuitas: en esta imagen hemos seleccionado su módulo de comercio electrónico, lo que ha generado una selección automática de los módulos de facturación y Web (no se puede adquirir de forma separada). Al hacer clic, el cuadro en el que se van acumulando las compras y nos aparece el resumen de precios nos muestra el importe cero de estos módulos, aunque dejando claro que solo son free si no se necesita alojamiento o más aplicaciones relacionadas. Estas apps gratuitas lo son por tiempo ilimitado y con independencia del número de usuarios.
Si ya eres usuario, adquirir nuevas apps tendrá descuento, de modo que el montante mensual o anual se simplifique. Otra cuestión a tener en cuenta es el número de usuarios, tal y como hemos visto en la primera imagen. Para ello es necesario saber qué entiende Odoo por un usuario, y la respuesta es compleja: los proveedores y clientes no lo son, pero cualquier empleado o miembro de la organización que pueda, por ejemplo, imputar sus horas o contabilizar una factura, sí es considerado usuario. Por tanto, una empresa media notaría el aumento del precio total.
Por otro lado, puedes dejar en sus manos el escoger las apps que te resultarán de utilidad, rellenando un formulario tras el que realizarán un análisis de tus necesidades y te propondrán el «Pack de éxito», que se puede solicitar incluso siendo ya usuario para poder abarcar el crecimiento o desarrollo de nuevas necesidades.
¿Qué versiones tiene Odoo?
Odoo tiene disponibles 2 versiones: Enterprise y Community. Lógicamente, ambas comparten algunas características, sin embargo, hay diferencias en la gran mayoría de los módulos y funcionalidades. Veamos una descripción general de cada una.
Odoo Community
Esta versión es la original de Odoo, es decir, que desde un principio fue un software de código y licencia abierta. Con esta se puede utilizar algunas de las aplicaciones o módulos del desarrollador primario, usar las de un tercero o integrar una propia.
Aunque no hay que pagar por el software en sí, el alojamiento o hosting sí requiere de un pago ya que se instala en la nube porque es un SaaS. Además, si se usa una versión de terceros, es posible que haya que pagar por la instalación y uso de cierta aplicación.
Odoo Enterprise
Esta es la versión de pago que se puede contratar desde la propia web de Odoo o desde un partner autorizado por el proveedor original. También en esta modalidad se mantiene la estructura modular, así que el usuario puede escoger qué aplicaciones usar. Todo esto hace que los precios de Enterprise varíen dependiendo del proveedor.
Una vez instalado el software, no es posible al usuario realizar ningún ajuste o modificación en el código de forma independiente, más bien, tiene que ponerse en contacto con el proveedor y solicitar que este los ejecute; por supuesto, se debe pagar por este servicio también.
Comparación entre Odoo Community y Odoo Enterprise
Diferencias en cartera de aplicaciones
Aplicaciones en Enterprise
- CRM
- Maquetador de páginas web
- Ventas
- Inventario
- Facturación
- Automatización del marketing
- Gestión de proyectos
- Entre otros
Aplicaciones en Community
- CRM
- Ventas
- Facturación
- POS (terminales de venta)
- Gestión de manufactura
- Compras
- Gestión de recursos humanos
- Email marketing
- Encuestas
- Integración a otras plataformas
Precios
Community solo requiere pago por alojamiento en la nube del proveedor, y en caso de usar una aplicación de terceros habrá que pagar por uso. Mientras que Enterprise tiene un costo por aplicación usada y por la cantidad de usuarios con acceso.
Soporte técnico
En Enterprise hay soporte especializado en varios canales según el proveedor contratado, además hay diferentes grados de prioridad. Por su parte, Community solo cuenta con la documentación que proporcionan los usuarios en la comunidad, la cual es bastante extensa.
Seguridad
En ambas versiones hay buenas medidas de protección de datos a nivel de software, ya que a nivel de servidores dependerá del proveedor.
Actualizaciones
Las actualizaciones en la versión Enterprise dependen del proveedor, así como la instalación de las integraciones y los costes de esta. Ocurre algo similar en Community si se usan aplicaciones de terceros, pero si solo se usan los módulos básicos, las actualizaciones son automáticas, en este caso el proveedor será quien determine si hay un costo por ellas o no.
Conclusiones
Parece que estamos ante una herramienta que va a marcar un antes y un después en la gestión de un negocio, sea del tipo que sea y con independencia de su volumen de negocio y tamaño de plantilla. Y que va a ser capaz de revolucionar la curva de aprendizaje de sus usuarios a través de integraciones sencillas, instalaciones profesionales y una buena colección de material didáctico. ¿La habéis probado ya? Nos encantaría saber cuál es vuestra conclusión y experiencia, así que sentíos libres de dejarnos un comentario. Nuestras reviews son imparciales, aunque encontréis enlaces de afiliación, y crecemos con vuestras aportaciones pueden ser aún más completas: ¿nos contáis?
