¿Qué es Monday?
Cuando hablamos de herramientas completas y suites que facilitan la labor de todos los departamentos de un organización, es casi obligatorio hablar de Monday. Se trata de un sistema operativo con el que todos los miembros de una empresa, sea del tamaño y sector que sea, pueden trabajar (a través de proyectos, procesos y todo tipo de procedimientos y documentación).
Se trata de un sistema operativo puramente visual, una opción muy realista si se espera que todo tipo de perfiles profesionales puedan incorporarse (no hacen falta conocimientos tecnológicos lo que abre inmensamente el abanico de sectores y tamaños de empresa que podrían beneficiarse). El sistema de configuración es a través de bloques, por lo que construir workflows, gráficos, informes, etc., sin código ni nada complicado se convierte en una tarea sencilla.
Monday es una herramienta que también impulsa la coordinación entre equipos (en la comunicación diaria y en el trabajo conjunto). Son más de 100.000 las empresas que han apostado por Monday.com, entre ellas grandes corporaciones que todos conocemos ( Netflix, Adobe, Shell, Costco, Apple, Marriot, Bosch, eBay, BBC, PayPal… la lista es larguísima e incluye usuarios muy ilustres.
Para que podáis hacer un recorrido básico por Monday, os traemos este vídeo en español de su canal de YouTube:
Tal y como ellos mismos se definen, son una plataforma para gestionarlo todo:
Características de Monday
Monday es capaz de facilitar a sus usuarios la construcción de nuevas funcionalidades de una manera rápida y poco complicada: permite desarrollar apps, visualizaciones e incluso realizar integraciones sin necesidad de conocimientos tecnológicos. Así que en realidad Monday puede ser la herramienta con la que fabricar nuevas herramientas a la medida de un negocio y con el fin que este necesite.
Con Monday, recursos humanos, marketing, ingeniería, producción, operaciones, ventas, diseño y cualquier departamento se apoyará en un mismo sistema operativo de fácil manejo. Con ello se consigue una comunicación y unos flujos de trabajo sin obstáculos. Además, Monday va a ser útil sea cual sea el punto en el que se encuentre la organización: su rapidez y agilidad se pueden aplicar a trabajos de kickoff, a la identificación y definición de metas, a la gestión de recursos, etc. Permite realizar pruebas, controlar presupuestos, desarrollar planes de comunicación y mucho, muchísimo más.
- Permite etiquetar metas y tareas pendientes con mensajes como «terminado», «paralizado», «en proceso», etc.
- Te da acceso a plantillas de todo tipo, para todo tipo de perfiles profesionales.
- Sirve para gestionar cualquier tipo de proceso, proyecto o iniciativa. Y es sencillo hacerlo a través de sus tableros personalizables.
- Gracias a sus posibilidades de automatización, reduce la posibilidad de cometer errores.
- A través de un sistema visual de columnas, te muestra índices de progreso, archivos, etiquetas, encuesta, etc.
- Puede integrarse con herramientas preexistentes.
- Ofrece formularios para casi todo, de modo que construir recorridos, controlar solicitudes de trabajo o recoger opiniones se simplifica enormemente.
- En cuanto a una de sus principales fortalezas, su constructor de apps, este permite personalizar y construir a medida, de modo que hablamos de una herramienta sin límites de uso, tan solo dependerá de lo que el usuario sea capaz de imaginar.
- Se convierte en un CRM completo para el departamento de marketing.
Pero sobre todo, Monday permite tener una visión muy amplia sobre el estado general del negocio de un solo vistazo al tiempo que crea un espacio de trabajo único para un equipo (algo tremendamente útil ahora que los equipos se deslocalizan y virtualizan). Esta es la verdadera clave de su éxito.
¿Cómo funciona Monday?
Una interfaz sencilla, un buen número de plantillas (más de 200), construcción por bloques… todos estos ingredientes nos están diciendo que, a priori, el funcionamiento de Monday va a ser sencillo y no va a requerir ni de saber programar ni nada parecido. Sumar miembros del equipo también es tarea fácil, así como comunicarse entre sí. El hecho de que hayan escogido un funcionamiento o construcción tan visual facilita enormemente las cosas a los distintos departamentos (con capacitaciones distintas) y permite que arrancar con Monday sea un proceso bastante ágil.
Su pizarra colaborativa permite a los equipos trazar esquemas, «brainstorms», interacciones y colaboraciones en tiempo real: es el aliado perfecto de una reunión planificadora o creativa, además está disponible para todos los planes. Se trata de un espacio de creación que facilita la ejecución de las ideas, la aportación de perspectivas, el planeamiento de procesos, las interacciones entre departamentos y, sobre todo, que no se pierda ninguna idea o información.
También permite crear tablas dinámicas, que permiten tomar decisiones basadas en información real («data driven») e insertar comentarios en cualquier tipo de imagen. Esto permite supervisar, identificar tendencias, insertar nuevas ideas y un buen número de acciones encaminadas a gestionar información y hacer su visualización más sencilla.
Monday funciona a través de columnas y filas, arrastrables y personalizables para que se ajusten a tus necesidades. Pero como lo mejor es verlo, hemos escogido algunos de los vídeos de su canal de YouTube (tiene muchos y actualizan con frecuencia con nuevos contenidos, en varios idiomas, también en español) para que podáis ver cómo funcionan algunas de sus utilidades:
Empezamos con un vistazo general guiado, que nos cuenta cómo empezar a trabajar con Monday:
Aquí tenéis una breve intro al funcionamiento y potencial de sus Monday workdocs:
Importar y exportar con Excel es sencillo gracias a Monday:
Un útil tutorial sobre como crear un informe:
Aquí podéis ver cómo crear formularios con Monday:
Ventajas de Monday
La primera ventaja, la más reseñable, es que Monday no requiere de conocimientos de programación. Se trata de un sistema operativo que permite avanzar de manera rápida, descubriendo poco a poco cuánto puede aportar a una empresa, sea cual sea su tamaño o sector. Es más: va a permitir que la empresa pueda construir sus propias herramientas, de manera totalmente personalizada a través de las Monday Apps. Estas permiten crear plantillas con características propias que podrán reutilizar, manipular, integrar y visualizar como deseen.
Sin demasiadas complicaciones se pueden además crear nuevos bloques de «construcción» de tareas y procesos, de modo que los flujos de trabajo se personalizan en profundidad. Y con actualización automática del estado de un proceso o proyecto. Otra gran ventaja es la vigilancia que se puede ejercer sobre las distintas versiones de un documento, gracias a los comentarios insertables que llevan el feedback a la realidad de forma instantánea acelerando las revisiones y propiciando la transparencia. Sus documentos se construyen online, lo que posibilita que se guarden cambios, se pueda trabajar en modo colaborativo y se pueda compartir de modo sencillo y rápido.
Una de las herramientas más llamativas es su Word Cloud, que permite identificar palabras clave (no en el sentido en que se utilizan en SEO) y por tanto extraer información relevante de cualquier documento. Al crear una nube de palabras podemos extraer información con la que tomar decisiones de manera rápida, además permite transformar el hallazgo en una diapositiva.
Se puede integrar con Teams y con Google Workspace, lo que abre a muchas empresas la posibilidad de incorporar todo lo que estas plataformas ya gestionan a un nuevo sistema operativo. Y el acceso a una reunión con Zoom está accesible desde cualquier documento o escritorio. Por otro lado, con Monday es posible revisar de un vistazo el estado de un negocio y analizar rendimientos y desempeños, lo que facilita tanto la toma de decisiones, el cambio de objetivos o la motivación de los implicados.
Y por último, nos encanta que se tomen la molestia de elaborar webinars para sus usuarios, como esta titulada «Todo es posible con Monday».
Inconvenientes de Monday
Respecto a las desventajas de Monday, pensamos que para empresas con plantillas amplias resultará un poco cara, lo cual las puede desmotivar. Por otro lado algunas funcionalidades no son tan fáciles de desarrollar como cabría esperar. Aún le faltan, asimismo, algunas integraciones que serían muy interesantes.
Precios de Monday
En esta imagen, podéis ver los precios de Monday calculados para un equipo de tres usuarios:
Para empezar, Monday ofrece la posibilidad de disfrutar de su plataforma de forma gratuita y para siempre a través de una cuenta individual (pero que puede incluir dos usuarios). Se trata de un buen reclamo que no podemos dejar de alabar. Obviamente las prestaciones no son las mismas que las de los planes de pago pero nos parece bastante completo para arrancar.
En cuanto a los cuatro planes de pago, van ampliando paulatinamente las capacidades incluidas y hay que tener en cuenta que si se optara por un pago mensual en lugar de anual serían algo más caros:
- Básico: serían 8€ por usuario, cobrados de forma anual.
- Estándar: 10€ al mes, facturados anualmente.
- Pro: con esta opción se pagarían 16 € por usuario al mes.
- Corporativo: en esta opción el propio equipo de Monday te hará un cálculo del coste por usuario y tendrás acceso a la lista más larga de utilidades o herramientas.
Conclusiones
Nos encontramos ante una herramienta con un potencial enorme, que promete poner todas las facilidades posibles al servicio de sus usuarios y abarcar cualquier ámbito imaginable del día a día de un negocio. Una empresa muy ambiciosa, pero visto el perfil de casos de éxito a los que han conseguido llegar, todo parece indicar que en Monday lo han hecho bien y que los resultados son satisfactorios para sus usuarios. Quizá la duda sea si es verdad que puede resultar rentable para cualquier perfil de organización.
Aunque encuentres enlaces de afiliación en nuestras reseñas, lo cierto es que somos totalmente imparciales y que nuestro objetivo es, sencillamente, evaluar herramientas que podrían facilitar la vida a grandes y pequeños empresarios. Pero no olvides que nos nutrimos también de las opiniones de nuestros visitantes, así que siéntete libre de dejarnos un comentario sobre cualquier cosa que quisieras aportar, ¡lo vamos a celebrar y agradecer! ¿Qué nos cuentas de Monday?
