¿Qué es Todoist y para qué sirve?
Todoist es una aplicación de gestión de tareas y proyectos que te permite anotar, organizar y priorizar todo lo que tienes pendiente, desde un correo por enviar hasta el lanzamiento completo de una campaña. Si te preguntas qué es Todoist y para qué sirve en el día a día de un marketer, la respuesta corta es: para centralizar tu trabajo en un único lugar y dejar de depender de notas sueltas o recordatorios dispersos.
¿Qué problema resuelve a un profesional del marketing?
En marketing digital trabajamos con múltiples frentes abiertos a la vez: SEO, redes sociales, email, reporting (es decir, los informes periódicos de resultados que hay que entregar a cliente o dirección). Todoist resuelve el problema de la dispersión, porque te permite ver de un vistazo qué tienes que hacer hoy, qué está atrasado y qué viene después.
¿Qué funciones principales incluye?
- Tareas y subtareas: puedes desglosar un proyecto grande en pasos pequeños y manejables.
- Etiquetas y filtros: te permiten clasificar el trabajo por cliente, urgencia o tipo de tarea.
- Fechas en lenguaje natural: escribes «mañana a las 10» y Todoist lo interpreta solo, sin menús complicados.
- Niveles de prioridad: para distinguir lo urgente de lo que puede esperar.
¿Cómo se usa Todoist en el día a día?
Entender cómo funciona Todoist es sencillo una vez montas tu primer proyecto. La lógica es simple: creas proyectos, dentro añades tareas, y a cada tarea le pones fecha, etiqueta y prioridad según lo necesites.
¿Cómo crear y organizar proyectos y tareas?
El proceso básico es el siguiente:
- Crea un proyecto por cliente o campaña (por ejemplo, «Cliente X» o «Blog corporativo»).
- Añade tareas con una acción clara (no «contenido», sino «redactar post sobre SEO local»).
- Asigna fecha límite y prioridad.
- Crea un filtro para cada cliente que cruce etiquetas y fechas, de forma que veas solo lo suyo sin cambiar de proyecto.
- Revisa cada lunes la vista «Próximos 7 días» para montar tu flujo semanal y repartir la carga entre campañas.
Un filtro típico quedaría así: @clienteX & 7 días, que te muestra solo las tareas etiquetadas con ese cliente y con fecha dentro de la próxima semana.
¿Cómo se integra con otras herramientas de trabajo?
Por otro lado, Todoist se integra con Google Calendar, Slack o Gmail, lo que te permite crear tareas directamente desde un correo o sincronizar tus fechas límite con tu calendario. Por ejemplo, desde Gmail puedes abrir el complemento de Todoist, seleccionar el correo de un cliente que requiere seguimiento y convertirlo en tarea con un par de clics, sin copiar nada a mano ni cambiar de ventana.
¿Merece la pena usar Todoist frente a otras opciones?
Todoist es, junto con herramientas como Trello o Asana, una de las opciones más mencionadas cuando se habla de gestión de tareas para equipos pequeños y freelances, sobre todo por su curva de aprendizaje baja. Pero conviene valorar si encaja con tu forma de trabajar antes de migrar todo tu flujo.
¿Qué ventajas ofrece su versión gratuita y de pago?
Lo mejor es que Todoist gratis cubre bastante bien las necesidades básicas: proyectos (el límite concreto conviene comprobarlo en el momento de darte de alta, ya que Todoist lo actualiza de vez en cuando), tareas, etiquetas y fechas con lenguaje natural. Si buscas Todoist gratis para empezar a ordenar tu trabajo, es una opción razonable sin coste.
La versión de pago añade, entre otras funciones:
- Recordatorios, para que no se te escape ninguna fecha límite aunque no estés mirando la app.
- Plantillas de proyecto, que agilizan la creación de flujos recurrentes (por ejemplo, el lanzamiento de una campaña mensual).
- Historial de actividad, para revisar qué se completó y cuándo, útil si reportas a un cliente o a tu responsable.
- Integración con Google Calendar en modo bidireccional y otras conexiones adicionales que en la versión gratuita quedan limitadas.
Conviene pasar a la versión de pago cuando dependes de recordatorios para no fallar entregas a cliente, o cuando necesitas justificar con historial qué se ha hecho y cuándo. Por ejemplo, si llevas el calendario de contenidos de varios clientes y cada uno exige una entrega semanal distinta, el historial de actividad te permite demostrar, con fecha y hora, cuándo se completó cada tarea sin tener que llevar un registro aparte en una hoja de cálculo. Ese tipo de trazabilidad es la que marca la diferencia cuando el volumen de encargos crece.
¿Cuándo elegir otra alternativa?
Si tu equipo necesita vistas tipo tablero Kanban (el sistema de columnas donde las tareas se mueven de «pendiente» a «hecho» visualmente, típico de Trello), gestión de recursos compartidos muy visual o reporting complejo de varios proyectos cruzados, Todoist se queda corto: ahí herramientas como Asana o Trello ofrecen más control sobre dependencias entre tareas. Todoist brilla en la gestión individual o de equipos pequeños, no tanto en proyectos con muchas personas y tareas interdependientes. Si tu día a día implica coordinar a varios perfiles (diseño, contenidos, paid media) en un mismo proyecto con entregas encadenadas, probablemente notarás antes las limitaciones que las ventajas.
En definitiva, si todavía no lo has probado, empieza por crear un único proyecto con tus tareas de esta semana y un filtro básico por fecha: en un par de días notarás si el sistema encaja con tu forma de trabajar. ¿Ya usas Todoist o prefieres otra herramienta para organizar tus tareas de marketing?
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